Hubs de participación remota

Con el objetivo de incentivar actividades presenciales que se han visto afectadas por la situación de pandemia y las dificultades para viajar que aún persisten, LACNIC apoyará a organizaciones regionales que tengan interés en constituirse en Hubs de participación remota en el evento LACNIC 38 LACNOG 2022.

Los Hubs, o puntos de conexión, son una excelente oportunidad para reunir a un grupo de personas de la comunidad técnica local con interés en participar del evento de LACNIC en forma remota, aprovechar el intercambio de experiencias y el networking que ofrece una actividad presencial.

Las entidades interesadas en organizar un Hub se encargarán de gestionar enteramente la actividad a nivel local, la que estará sujeta al cumplimiento de las normativas sanitarias vigentes en cada país.

LACNIC brindará los fondos necesarios para financiar la actividad (total o parcialmente), sujeto a presentación de presupuesto formal y aprobación del mismo. Adicionalmente, por gestionar la actividad, se otorgará un overhead de 10% sobre el presupuesto acordado. La organización postulante deberá contratar en forma directa a los proveedores necesarios, por lo que deberá poder asumir la firma de contratos (contar con personería jurídica).

El equipo responsable del Hub deberá contar con todo lo necesario para conectarse a la emisión del evento de LACNIC, en día y hora a especificar. La actividad está pensada para una jornada completa de duración. El staff técnico de LACNIC podrá brindar información sobre las necesidades de equipamiento y operación. Sin embargo, la responsabilidad de la operación y gestión estará a cargo de cada Hub. 

Como referencia, se sugieren a continuación los elementos necesarios a considerar para una reunión de 35 a 50 personas, de una jornada de duración: 

  • 1 sala con capacidad para 35 – 50 personas (dependiendo del aforo permitido).
  • Montaje: auditorio

Importante: la sala debe estar disponible para hacer pruebas con el equipamiento definitivo al menos 1 día antes de la actividad.

Equipo audiovisual y otros

  • Pantalla de proyección
  • Sistema de Sonido
  • Cuenta de Zoom (es recomendable tener licencia de Zoom para crear reuniones independientes a la del evento de LACNIC. Si la participación será como asistente, puede utilizarse una cuenta gratuita)
  • Ordenador para conectarse a la sesión de Zoom del evento de LACNIC (que será proyectado en la pantalla de la sala para los participantes presenciales)
  • Ordenador y usuario de Zoom adicional, desde donde se emitirá la instancia de participación del Hub
  • Equipamiento de audio y video (micrófonos y cámaras) que permitan buena calidad de imagen y sonido
  • Montaje para el escenario (tarima, mobiliario, podio, iluminación, etc.) 

Internet

  • Enlace a Internet con ancho de banda suficiente para la cantidad de personas y dispositivos de los participantes del evento. Se sugiere un enlace de al menos 20 megas.
  • Internet wifi para la sala.

Catering para 1 jornada

  • Dos coffee breaks (para 35 - 50 personas)
  • Almuerzo (para 35 - 50 personas) 

Registro de participantes (opcional)

  • 1 laptop
  • Acreditaciones (gafetes)
  • Personal para registro de participantes in situ

Nota: los participantes se deberán registrar también como participante virtual en el sistema de registro de eventos de LACNIC.

Comunicación visual (opcional)

Banners/cartelería alusiva al evento.

Criterios de selección

En el proceso de selección se priorizará:

  • Organizaciones que sean activas en la comunidad de LACNIC
  • Organizaciones con experiencia en coordinar actividades de estas características
  • Organizaciones con capacidad de congregar participantes de la comunidad técnica

Enviar postulación a meeting@lacnic.net

Fecha límite: 19 de agosto de 2022.

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